How’s it going everyone? 翻訳担当のナミです!前回は英語のビジネスメールについてお話ししましたが、それと同じぐらい重要なのが英語での電話対応です。今回は、電話対応でよく使われる表現をご紹介します。

英語電話対応

電話を相手に掛ける

日本でのビジネスの電話対応では「もしもし」とは言っても「おはようございます」、「こんにちは」などの挨拶で始めることはなかなかありませんね。英語では、まず挨拶から入るのがマナーです。午前中であれば“Good morning”、午後であれば“Good afternoon”という言葉から始めましょう。

英語: “Good morning, my name is ○○○ from XXX.”

日本語: 「おはようございます、私はXXX社の○○○と申します。」

電話先の相手と時差がある場合、咄嗟に午前中なのか午後なのか分からなくなって若干パニックになってしまうことってありませんか?そういう時は、慌てず“Hello”と言ってから会話を始めましょう。

挨拶が済んだら、今度は相手に要件を伝えます。

英語: “I am calling you in regards to…”

日本語: 「~に関してお電話差し上げました。」

英語: “May I speak to Mr./Ms. ○○○ in XXX department, please?”

日本語: 「XXX部の○○○様にお取次ぎいただけますでしょうか?」

電話を受ける

電話を受け取る場合も、挨拶から始めましょう。

英語: “Good morning, thank you for calling XXX. This is ○○○ speaking. How may I help you?”

日本語: 「おはようございます。XXX社にお電話いただきありがとうございます。私は○○○と申します。ご用件をお伺いいたします。」

(自分の名前を言わずに会社名、あるいは部署名だけを伝える場合もあります。)

電話の相手の要件を聞き、相手が名前を名乗らなかった場合は“May I ask who is calling?”(よろしければお名前をお伺いできますか?)と尋ねましょう。

これは社外の相手に対してですが、社内電話の場合はもう少しフランクになります。

英語: “Hi (Hello), this is ○○○ speaking.”

日本語: 「はい、○○○です。」

部署名やチーム名などを加えたい場合:

英語: “Hi (Hello), this is XXX department, ○○○ speaking.”

日本語: 「はい、XXX部の○○○です。」

社内電話であっても相手の名前を伺う際は、“May I ask who is calling?”を使いましょう。

電話を保留にする

どうしても電話を一度保留にしなくてはならない場合、“One moment, please.”あるいは“Hold on, please.”(少々お待ちください。)と丁寧に相手に伝えましょう。

社内の別の相手に電話を代わってもらう必要がある場合:

英語: “One moment, please. I will pass you over to the person in charge.”

日本語: 「少々お待ちください。担当の者に電話を代わります。」

確認を取るために電話を保留にする場合:

英語: “One moment, please. Let me check it for you.”

日本語: 「少々お待ちください。確認いたします。」

メールと違って英語での電話対応は先方と直接やりとりを行わねばならず、苦手意識を持つ方も少なくないかもしれません。こちらから電話を掛ける場合はある程度心の準備ができますが、予期せぬ英語の電話に出てしまっても上記のフレーズを使って慌てずに対応しましょう!