英語のメール

How’s it going everyone? 翻訳担当のナミです!先日英語のビジネスメールを書いていたときにふと思ったのですが、英語でビジネスメールを書く際、何かと戸惑う方も多いのではないでしょうか?
「受取人の名前が分からない場合、ご担当者様ってどうやって書くの?」、「英語メールの書き出しが分からない」、「英語メールの結びって何が適切?」

言い方は様々ですが、ここでよく使われるフレーズなどをご紹介していきたいと思います。

宛名:受取人の名前が分からない場合

Dear Sir
(拝啓 - 受取人が男性)

Dear Madam
(拝啓 - 受取人が女性)

Dear Sir or Madam
(拝啓 - 受取人の性別が不明)

宛名:受取人の名前が分かっている場合

Dear Mr
(拝啓、○○様 - 受取人が男性)

Dear Mrs
(拝啓、○○様 - 受取人が既婚の女性で、なおかつMsではなくMrsを使っていることを事前に把握している場合)

Dear Ms
(拝啓、○○様 - 受取人が女性。独身、既婚と関わりなく用いられる)

Dear Miss
(拝啓、○○様 - 受取人が若い、もしくは未婚の女性。未婚の女性の中にはMsと呼ばれることを好む人も多い)

宛名:受取人が複数、あるいは部署などの場合

Dear Sirs
(拝啓 - 受取人が複数、あるいは部署など)

メールの書き出し:フォーマル

“Might I take a moment of your time…”

少々お時間をいただいてもよろしいでしょうか。)

“Thank you for your e-mail about …”

(…について、メールをお送りいただきありがとうございます。)

“I am writing to enquire about …”

(…について、お尋ねしたくご連絡差し上げました。)

メールの書き出し:やや砕けた表現

“I’m just emailing to ask…”

(…について聞きたいのですが)

“I recently wrote to you about …”

(最近お送りした…についてなんですが)

先方に対応をお願いしたい場合:フォーマル

“I would appreciate your immediate attention to this matter.”

(この件に関して、早急にご対応いただけると助かります。)

“I would appreciate your help in this matter.”

(この件に関して、ご対応いただけると助かります。)

先方に対応をお願いしたい場合:やや砕けた表現

“Could you look into this?”

(この件に関して、確認してもらえますか。)

“Would you mind checking it out for me?”

(この件をご確認いただいてもよろしいでしょうか。)

“I’d love to hear your advice on this one.”

(この件について、あなたのご意見をお聞かせください)

メールの締め:フォーマル

“Many thanks again for your time.”

(お時間を割いて頂き、ありがとうございます。)

“If you require any further information, feel free to contact me.”

(詳細な情報が必要でしたら、遠慮なく私にご連絡ください)

“We look forward to a successful working relationship in the future.”

(今後も良い関係を築いていけることを楽しみにしています)

メールの締め:やや砕けた表現

“Just let me know if you have any questions.”

(何か質問などあれば私にご連絡ください)

“Drop me an email, or give me a ring, if you want any more information.”

(さらに情報が必要でしたらメール、あるいは電話でご連絡ください)

最後に私がビジネスメールで最も大事だと思うことは、スペルチェックです。
英語に慣れていない場合、英語の表現が多少不自然になってしまってうのは仕方がないことですが、英語のスペルはスペルチェックを行うことで簡単に間違いを直すことができます。スペルミスが目立つビジネスメールは、スペルチェックすら行う気がない人間なのかと相手に悪い印象を与えるかもしれません。相手にメールを送る前に、必ずスペルチェックを行いましょう!

いかがでしたか?用途等で様々な表現方法が存在しますので、受取人との関係などを考慮しつつ、ぜひとも上記のフレーズ等を試してみてください。

英語ホームページ制作、翻訳を手掛けるTSエージェンシーでは、皆さまが作成されたビジネスメールの添削なども行っておりますので、ぜひお気軽にご相談ください。